Ça y est c’est le jour J! Vous avez réussi à boucler miraculeusement votre présentation. Vous avez gentiment aligné vos dossiers de la rentrée sur un coin de votre bureau et fait le tri dans votre pot à crayons pour en enlever les stylos les plus mâchouillés. En deux mots, vous êtes prêt(e) à couper pour de bon. Mais avez-vous pensé à votre boîte mail? Déjà une possible source de stress dans le travail au quotidien, gérer ses mails pendant durant ses vacances peut se révéler un cauchemar. Et le meilleur moyen de ne jamais décrocher pour bien vous reposer.
Les Français, il est vrai, sont d’incorrigibles accros. Selon une étude de l’Observatoire des comportements de consommation, 86% des salariés tricolores consultent leur messagerie professionnelle durant les vacances. Chez les travailleurs indépendants, cette proportion grimpe à 93%! Peur de voir des messages importants passer à la trappe, angoisse de voir sa boîte saturer… Pour Julien Gueniat, formateur expert en organisation et auteur de 2H Chrono pour mieux s’organiser (éditions Dunod, 160 pages, 2017), cette addiction est une vraie maladie: “C’est le principe de récompense variable intermittente. Comme pour les machines à sous, on ne sait jamais quand la récompense à notre attention, la bonne ou mauvaise nouvelle, tombera. Du coup on ne déconnecte jamais et on n’est jamais vraiment en vacances!”
>> A LIRE AUSSI Comment vraiment déconnecter du bureau pendant les vacances cet été
Comment couper d’un clic? Premier postulat, selon Julien Gueniat: penser à s’occuper de sa boîte mail bien en amont –et surtout pas le jour (et dans la frénésie) du départ! “Plus vous organiserez votre boîte, moins vous aurez à vous en occuper à distance”, professe-t-il. Pour tenter de limiter le volume de mails, préparez un message d’absence, qui mentionne un interlocuteur à contacter en cas d’urgence. Ce dernier fera office de filtre et jugera, en fonction des consignes qui vous lui aurez donné avant le départ, s’il est indispensable ou pas de vous joindre.
Se fixer un créneau quotidien ou hebdomadaire
Surtout, ne jamais mettre votre numéro de portable sur ce mail d’absence. Le conseil vaut pour tous, et à tous les échelons de l’entreprise. En respectant la liberté de chacun de déconnecter –ou pas. “La déconnexion pendant les congés est un droit, mais il ne faut pas pour autant en faire une injonction, déclarait à Challenges Christophe Badaire, consultant senior d’Oasys, cabinet spécialisé dans l’accompagnement des transitions professionnelles et le coaching en gestion des émotions et du stress. Tout est affaire de dosage et de tempérament.”
Si malgré tout durant vos vacances vous attendez un message important, fixez-vous un créneau quotidien ou hebdomadaire (un seul!) où vous consultez votre boîte. Précisez-le, si besoin, à cet interlocuteur important qui comprendra ainsi que vous ne répondiez pas tout de suite. Pour soignez votre addiction, testez des applis spécial détox comme Offtime ou Moment. Enfin, usez et abusez des extensions, tel Inbox Pause ou Inbox When Ready, qui vous permettent de faire le tri, voire de filtrer une adresse précise.
Si vous décidez de garder l’intégralité de votre boîte de réception, alors Julien Gueniat suggère “d’inverser” l’ordre des mails afin de retrouver en tête de liste vos missives les plus anciennes: “De quoi traiter les sujets par ordre d’arrivée, plus efficace et surtout plus poli, dans une file d’attente, personne n’apprécie que le dernier arrivé soit le premier servi!” Un conseil qui vaut aussi pour votre retour… D’ici là, déconnectez tranquille! “Vacance” veut aussi dire… vide.
